25.09.2019 - Algorithms & Feelings

Goed begonnen is half gewonnen: het belang van onboarding

Proficiat! Je creëerde een efficiënt sollicitatieproces, doorworstelde een stapel cv’s en vond ten slotte de perfecte nieuwe medewerker voor je bedrijf. Missie geslaagd. Of nog niet? De candidate experience – een belangrijk onderdeel van je employer branding – loopt gewoon door. Sterker nog, de onboarding van je nieuwe werknemer is een doorslaggevende factor voor het verdere succes van de nieuweling én van je bedrijf.

Ready, set, go

Onboarding beperkt zich in de meeste bedrijven tot een vriendelijke handdruk, een (ongemakkelijk) kennismakingsrondje door het kantoor en een korte beleidsintroductie. Vervolgens wordt de nieuwe werknemer naar zijn of haar plek geloodst en krijgt hij of zij de essentiële tools om meteen uit de startblokken te schieten. Toch volstaat het klassieke basispakket met laptop, balpen en notitieboekje niet. Nog te vaak worden belangrijke stappen in het onboardingstraject overgeslagen, met wederzijdse teleurstelling en ondermaatse prestaties tot gevolg.

Maar liefst 30% van de nieuwe werknemers gaat binnen de zes maanden op zoek naar een nieuwe job omdat ze niet of onvoldoende begeleid werden in de cruciale eerste periode. En dat is jammer, want je stak heel wat werk en budget in de zoektocht naar een nieuwe aanwinst. Hoog tijd om dat onboardingsproces aan te pakken en een gerichte strategie uit te werken!

Inspireer en profiteer

De voordelen van een goede onboarding zijn niet te onderschatten. Wanneer je werknemers vanaf de eerste dag weet te inspireren met een hartelijke verwelkoming, verklein je het verloop binnen je bedrijf. Bovendien levert het je nog tal van andere voordelen op:

  • Meer engagement: werknemers die van in het begin trots zijn om deel uit te maken van je organisatie, zijn loyaler en meer betrokken. Wil je een geëngageerd team? Dan moet je de visie, missie en strategie van je bedrijf vanaf dag één duidelijk communiceren.
  • Hogere productiviteit: een degelijke onboarding vraagt wat meer tijd dan een gewone verwelkoming, maar loont zeker. Die extra uren worden al snel gecompenseerd door de vlottere samenwerking en hogere productiviteit van de nieuwe werknemer.
  • Wederzijds vertrouwen: een fijne start smeedt een vertrouwensband tussen werkgever en werknemer. Zo weet je meteen wat je aan elkaar hebt.
  • Talent spotting: het onboardingproces geeft je de kans om te ontdekken uit welk hout het groentje gesneden is. Je maakte al kennis met de kwaliteiten van de nieuweling tijdens de sollicitatie, maar de echte talenten komen pas bovendrijven op de werkvloer. Het is aan jou om deze snel te spotten én slim in te zetten.

Bezint eer ge begint

Maar hoe begin je nu concreet aan het ontwikkelen van je onboardingproces? Spandoeken met ‘welkom’ zijn misschien wat overdreven en een droge begroetingsmail is dan weer te summier. Ga voor het totaalpakket: een operationele, strategische én sociale onboarding. Om dat te bereiken moet je inzetten op de zogenaamde vier C’s:

  • Compliance: Bespreek meteen – idealiter nog voor de nieuweling zijn contract tekent – welke regels er op de werkvloer gelden. Hoe kun je bijvoorbeeld vakantie aanvragen? Welke regels gelden er bij afwezigheid? Zijn er specifieke richtlijnen voor vertrouwelijke informatie? Zet alle afspraken op papier en neem ze samen door.
  • Clarification: Maak meteen duidelijk welke specifieke taken de nieuwkomer zal uitvoeren. Wat wordt er van hem of haar verwacht? En wat mag hij of zij van de organisatie en collega’s verwachten? Onduidelijke of niet-ingeloste verwachtingen leiden tot ergernis en chaos.
  • Culture: Laat de nieuwe medewerker meteen kennismaken met de sfeer op de werkvloer. Aan welke waarden en normen hechten jullie belang? Wat is de visie en missie van het bedrijf en hoe komen deze concreet tot uiting?
  • Connection: Ook sociale onboarding is van groot belang. Zorg dat de nieuwkomer de bedrijfsstructuur kent en begrijpt. Een korte opsomming van een paar namen is niet genoeg. Voeg daarom eventueel nog een vijfde C toe aan je onboardingsstrategie: de Check back. Heeft hij of zij alles begrepen of zijn er na enkele dagen (of weken) nog vragen? Probeer regelmatig eens polshoogte te nemen bij de nieuweling.

Stem elke C ook af op de werkervaring en het karakter van de nieuwe medewerker. Een onzekere junior is gebaat bij een intensieve begeleiding, terwijl een senior zich al sneller betutteld zal voelen. Onboarding is verre van een statisch proces. Wijzig je aanpak wanneer je bedrijfsstrategie evolueert en speel in op veranderingen in de markt of bij concurrenten.

Horror vacui

Doorgaans liggen er enkele – doorgaans stille – weken tussen het afronden van het sollicitatieproces en de effectieve start van de nieuwkomer. Het enthousiasme van de toekomstige werknemer is (hopelijk) groot wanneer hij of zij het contract ondertekent, maar kan even snel weer afnemen. Hecht daarom belang aan pre-boarding door contact te houden in de periode voor de eerste werkdag. Sommige bedrijven maken daarvoor gebruik van een applicatie die op regelmatige tijdstippen een bericht stuurt naar de nieuwe medewerker. Zo’n digitale meet-and-greet kan leuk zijn, maar is nogal onpersoonlijk. Niets houd je tegen om zelf te laten weten dat jullie uitkijken naar de komst van het nieuwe teamlid. Organiseer je een werkborrel, nodig hem of haar dan alvast uit voor een eerste kennismaking met collega’s. Zo wist onze creatief directeur Alessandro nog voor zijn eerste dag het ijs te breken met zijn dance moves op de Oh-teambuilding.

Willkommen, bienvenue, welcome!

De eerste werkdag is aangebroken. Een spannend moment voor werknemer én werkgever. Bereid je goed voor en maak ruimte in je agenda. Breng iedereen op voorhand op de hoogte van de nieuwe aanwinst. Vervolgens is je eerste en belangrijkste doel om de medewerker op zijn of haar gemak stellen. Daarna heb je wat praktische zaken te regelen. Zorg dat je ruim op voorhand het antwoord op volgende vragen weet:

  • Welke procedures zijn van toepassing?
  • Welke bedrijfswaarden moet de nieuweling meteen kennen?
  • Welke administratieve stappen staan de nieuwkomer te wachten?
  • Wie is er betrokken bij de onboarding?

Wanneer je gasten uitnodigt voor een diner, zorg je dat de tafel mooi gedekt staat, zodat ze zich welkom voelen. Ook bij het onboarden zie je maar beter dat alles klaarstaat. Niets is zo vervelend als een computer die nog geïnstalleerd moet worden of een bureau die niet vrijgemaakt is. Bij Onlyhumans geven we niet alleen de nodige werkspullen, maar verwennen we nieuwe collega’s ook met een goodiebag. Ons grondplan met bureaus en namen zorgt ervoor dat iedereen meteen zijn weg kent en vermijdt gênante situaties. Niemand hoeft nog acht keer te vragen hoe ‘die blonde met kort haar’ nu weer heet.

Never-ending story

De kennismaking is achter de rug, de (onnodige) stress ebt weg en de zweethandjes worden afgedroogd. Maar toch is de onboarding nog lang niet ten einde. Beperk je strategie niet alleen tot de eerste dagen of weken, maar blijf de nieuwe medewerker ondersteunen en monitoren. Inwerken vraagt nu eenmaal tijd en talent heeft even nodig om zich te ontplooien. Nu de belangrijkste praktische beslommeringen achterwege zijn, kun je tijd maken om de nieuwe aanwinst aan de wereld voor te stellen. Onze introductiefilmpjes tonen meteen wat voor vers vlees – en acteertalent – we in de kuip hebben.

 

Pauline Oppalfens

Pauline is copywriter. Naast veel taalgevoel heeft ze ook een flink gevoel voor drama *sigh*.

Lees meer van Pauline